ICT hulp voor kleine bedrijven

Heb je een eenmanszaak of heb je een klein bedrijf? Ik help je graag om de ICT met minimale investeringen op een hoger plan te krijgen.

Synology DS213Daarmee bedoel ik om het volgende te bereiken:

  • Overal veilige toegang tot je documenten, inclusief backup.
  • Op je desktop, laptop, telefoon, tablet toegang tot je mailbox, agenda en contacten. Alles natuurlijk zonder problemen gesynchroniseerd. hiervoor gebruik ik Google Apps for Business.
  • Besparen op telefoonkosten met VOIP en ook altijd bereikbaar.

Toegang tot documenten

Geen zware fileserver, maar bijvoorbeeld de slimme Synology NAS. Dit apparaat verbruikt weinig energie, is snel, heeft veel functies en is niet heel duur. Op je vaste werkplek krijg je een extra drive op je machine, welke toegang geeft tot al je documenten.

Onderweg heb je via een webinterface toegang tot je documenten, maar je kunt ook net als met Dropbox je documenten synchroniseren met je laptop. Dit heet Synology Cloud Station en werkt heel goed.

Ik adviseer om een Synology NAS met 2 harddisks te nemen en een USB harddisk ernaast voor de backup. Ook is het mogelijk om op een andere locatie (thuis) een andere Synology NAS neer te zetten, waardoor je ook een goede backup hebt van je documenten bij brand of diefstal.

Mail, agenda en contacten

Google Apps LogoBij veel mensen is het nog zo dat een email op verschillende plekken bijgewerkt moet worden. Met Google Apps wordt alle email met al je apparaten als desktop, laptop, telefoon en tablet gesynchroniseerd. Dus eenmaal gelezen, dan wordt dit op alle apparaten gemarkeerd als gelezen. Dit geldt ook voor verplaatsen, archiveren en verwijderen van email. Dit scheelt heel veel tijd en je kunt ook nog eens overal bij je email. Hiervoor gebruik ik Google Apps. De klanten zien niet dat je Google Apps gebruikt, de email komt gewoon uit je eigen domeinnaam van het bedrijf.

Hetzelfde geldt voor de agenda en contacten. Deze worden ook gesynchroniseerd met al je apparaten. Dus als je een nieuwe telefoon krijgt, dan krijgt deze automatisch alle email, agenda en contacten via Google Apps.

Als je niet veel documenten hebt (minder dan 5GB), dan is het ook mogelijk om je documenten te synchroniseren met Google Drive. Dan kun je zelfs de bovengenoemde Synology NAS laten vallen en draait alles via Google Apps. Wees niet bang dat je geen toegang hebt tot je documenten als het internet uitvalt, want alles staat gewoon in de Google Driver directory. Documenten zijn ook nog eens handig te delen met anderen via Google Drive. Het is ook mogelijk om extra Google Drive ruimte erbij te kopen, dit is goedkoper dan Dropbox.

Google Apps is niet gratis, maar kost op dit moment €40,-/jaar/gebruiker. Lees hier meer over op Google Apps for Business.

Overschakelen op VOIP

Als je op dit moment nog een ISDN lijn hebt, dan is de besparing door overschakelen te schakelen naar VOIP groot.

Wat je allemaal wilt veranderen naar VOIP, bepaal je helemaal zelf. Ook is de kwaliteit van de VOIP verbindingen goed. Hieronder beschrijf ik een aantal stappen / mogelijkheden voor het overschakelen naar VOIP.

Delmont

Eenvoudig besparen op je mobiele telefoonkosten is om te gaan bellen via Delmont (voorheen Betamax). Onder Delmont vallen veel VOIP providers, welke allen via dezelfde infrastructuur werken. Zie hier voor een prijsvergelijking tussen deze providers: Vergelijking Delmont (voorheen Betamax).
Vooral interessant zijn de FreeDays, waarbij je gratis naar vaste nummers mag bellen. Ook internationaal. Hierop zit een limiet van zo’n 300 min/week, daarna ga je het normale tarief betalen voor vaste lijnen. Ook hiervoor betaal je niet veel.

Om dit op je telefoon te gebruiken, moet je de MobileVOIP app downloaden. Het is beschikbaar voor iOS, Android en Symbian, BlackBerry en Windows OS. Voor meer informatie en aanmelden zie hier: MobileVOIP.com

De betalingen gaan via internet (iDeal) en je kunt ook automatisch opwaarderen. Bij elke betaling krijg je een aantal FreeDays, afhankelijk van de provider.

Vaste lijn omzetten naar VOIP

AsteriskAls je op dit moment nog ISDN hebt, dan kun veel besparen door de vaste lijn om te zetten naar VOIP. Sinds 2008 maak ik gebruik van BudgetPhone, wat goed bevalt. Ook kun je kiezen voor een provider die wat duurder is, zoals 12Voip. Deze wordt door de VoipShop aanbevolen, maar ik heb er geen ervaring mee.

Om je vaste (ISDN of analoge) lijn om te zetten naar VOIP, moet je telefoon nr geporteerd worden naar de nieuwe VOIP provider. Daar is niets engs aan, het blijft jouw telefoon nr en je blijft bereikbaar. Zeg niet zomaar je telefoonlijn op, maar laat dit lopen via de nieuwe provider.

Je oude vaste telefoon wordt aangesloten op een VOIP adapter. Hoe dit te doen staat in het volgende artikel beschreven: Configureren van Budgetphone in de Grandstream HT70X

Van je nieuwe VOIP provider krijg je een SIP account, welke je ook kunt gebruiken op je mobiele telefoon. Het is mogelijk, maar ik gebruik dat niet. Als je gebeld wordt via de “vaste” lijn, en je hebt op dat moment geen goede internetverbinding, dan is de VOIP kwaliteit niet goed.  Beter is om de beller een voicemail in te laten spreken, welke je via de email binnen krijgt. Op dat moment kun je altijd via een goede wifi-internetverbinding met MobileVOIP terugbellen.

Vraag gerust

Op deze website staat veel over bovenstaande technieken beschreven, maar ik kan me voorstellen dat je hier geen tijd voor hebt, of het niet ziet zitten om dit te doen. Als je hulp van me nodig hebt, neem dan contact op via het onderstaande formulier.